תיבת המייל מרכזת היום תכתובות מקצועיות ואישיות, המגיעות ויוצאות בתדירות הולכת ומתגברת.

כשכמות אדירה כזאת של מידע, נצברת לאורך כל-כך הרבה זמן, בפלטפורמה בה רוב האנשים לא באמת מקפידים על פורמט כתיבה או שימוש בסדר אחיד,
ובגלל הפערים של איפיוני השימוש בין תוכנות המייל השונות כמו אאוטלוק ודומותיה – הפוטנציאל לבלאגן אחד גדול במייל הוא גבוה מאוד.

ריכזתי כמה עקרונות שיעזרו לכולנו לשלוח מיילים מסודרים, ברורים ואפקטיביים יותר:

ההתחלה הכי חשובה: איך לכתוב שורת נושא

כמה פעמים קיבלתם מייל ששורת הנושא שלו ריקה, או חלקית, או תגובה למייל שבכלל לא קשור למה שנשלח אליכם עכשיו? כמה מיילים פיספסתם ככה? כמה מיילים שלכם התפספסו?

כשמדובר במיילים מקצועיים, אני משתדל להקפיד על נוסחה קבועה וברורה לשורת הנושא של המיילים. הנוסחה היא בעצם התמצית של המייל, כשאני לוקח בחשבון שמי שיראה אותה, יוכל להבין במבט אחד, איך להתייחס למייל שאני שולח, בתוך מגוון המיילים שהוא מקבל, ויתייחס אליו באפקטיביות.

הנוסחה שלי:

(שם הלקוח)+(שם הפרוייקט)+(סטטוס פרויקט)+(הפעולה העיקרית המצופה ממקבל המייל)

למשל:

(מותג כלשהו)+גאנט תוכן פייסבוק אפריל 2017+טקסטים+לאישור.

כשכותבים שורות נושא בסגנון הזה, באופן קבוע, קל לחפש ולמצוא אצלכם, מייל ספציפי ששלחתם.

ואם התכתובת אישית?

אז נכון, אפשר לנסח משהו פחות נוסחתי, אבל עדיף להעביר את כל הרעיון בשורת הנושא עצמה, ולהביא את הציפיה לתגובה ספציפית מהצד השני - למשל:

אז הולכים לאחת מההצגות האלה?
איפה קובעים להיפגש לקפה השבוע?
החומרים שאמרתי שאמצא לך בנושא _____

נכון, מייל זה לא SMS, אבל נסו לחשוב על שורת הנושא כסוג של הודעה בפני עצמה, וכולם יודעים שבשביל פרטים נוספים צריך להיכנס לגוף המייל עצמו.

לשמור נגיעה: גוף המייל

עדיף שגוף המייל יכיל רק את המידע ההכרחי להתקדמות, אם יש צורך באחת.
כן, זה פחות קל לכתוב קצר ומדויק, אבל הזמן שתשקיעו בזה יחזיר את עצמו באפקטיביות התגובות שתקבלו.

רובנו לא באמת "קוראים". אנחנו "סורקים", והמוח שלנו מצלם במהירות מילות מפתח וביטויים מוכרים. הוא לא מתעכב על טקסטים ארוכים, ועל הסברים שאינם קונקרטיים למה שצריך לעשות.

פרט טכני לתשומת לב: אורך השורה

כתיבה בשורות קצרות מקלה על העין לעקוב אחרי טקסטים.

טקסטים שכתובים בשורות ארוכות (20 מילים ומעלה, בשורה), מעייפים את העין וגורמים לנו להתייאש ולנטוש אותם לפני הגעה לסיומם.

כדי להמנע מכך שהטקסט שכתבנו יוצג בשורות ארוכות מידי למי שיקרא אותן
אנחנו יכולים לשבור את השורות בלי להפסיק את הפסקה, על ידי לחיצה על מקש שיפט + מקש אנטר. כך תשלטו באורך השורות שאתם כותבים, בלי להפסיק את הפסקה עד שתחליטו.

הדגשות:

האפשרות להדגיש דברים בגוף המייל, יכולה להיות שימושית, אם יודעים להשתמש בה באפקטיביות.

אילו טקסטים כדאי להדגיש בגוף המייל:
- כותרות משנה
- פעולות לביצוע
- פניה בשמות ספציפיים (למייל רב מכותבים)

כל דבר אחר שיודגש יגזול את תשומת הלב מהדברים החשובים באמת,
ויפגע באפקטיביות של צריכת המידע מכם.

שינוי צבע הטקסט:

טקסטים בצבעים שונים מבלבלים את העין.
שינוי צבע טקסט, ימשוך את תשומת הלב כמו הדגשה.
שימו לב שאינכם מעמיסים בצבעים רבים מידי את הטקסט, (עדיף לבחור צבע אחד להדגשות)

* הארה לכותבים "התייחסותי בגוף המייל", שלרוב מגיבים בצבע טקסט משלהם, על הטקסט הקיים: שימו לב שאתם בוחרים צבע קריא לטקסטים שלכם. המנעו עד כמה שניתן מלהשתמש ב-אדום. נכון, זה הכי בולט, אבל זה גם לא נעים לקריאה ומשאיר טעם לא טוב אצל מי שמקבל את ההתייחסות שלכם.

קישורים בגוף המייל:

כולם אוהבים להשתמש בקישורים למקומות חיצוניים במייל,
רק כדאי לזכור, שהקישורים האלה, מטבעם, מסיחים את דעתו של נמען המייל שלכם,
ומוציאים אותו מהסביבה שבה הוא קשוב לרצף המסרים שיש לכם להעביר.

לכן מומלץ לשמור את הקישורים לסוף המייל, לשלב בו מי שפונה אל הקישור, יודע מה המטרה שאנחנו מכוונים אליה כתוצאה, מלחיצה על אותו הקשר.

אם אתם צריכים לשלוח קישורים מרובים, ודאו שהקישור מגיע בסוף כל המידע שאתם רוצים שיעבור לגביו, לפני שנכנסים אליו. היו קצרים ותמציתיים. מידע מפורט צריך להגיע רק אם הוא נדרש באמת על ידי הצד השני.

תמונות בגוף המייל:

בזמן שהמייל כפלטפורמה מאפשר לשלב תמונות בגוף המייל,
כדאי לזכור שאצל רוב מקבלי המייל (גם אצלכם) חסומה התצוגה הזאת בגוף של מייל מתקבל.

מדובר בהגדרה בטיחותית שאמורה למנוע ספאם במייל, אך רוב האנשים לא מבטלים את ההגדרה הזאת, ולכן מה שנראה זה מייל עם מסגרות ואיקסים אדומים, או הודעה שעדיף לא לצפות בתוכן המייל.

אם הכרחי לצרף תמונות לגוף המייל, ודאו שמי שמקבל את המיילים שלכם אכן יכול לראות את התמונות שאתם מצרפים. (תעשו ניסוי – זכרו שהתוצאה היא פר-נמען).
ואם אתם רוצים להמנע מכך, פשוט צרפו את התמונות כקבצים מצורפים.
ודאו שלתמונות שלכם יש שמות ברורים וספציפיים (כמו: "מצב א", "מצב ב")
שמות ספציפיים, יעזרו למי שמתקשר איתכם, להגיב לתמונה ספציפית, בלי הצורך לצרף אותה שוב.

נכון, זה לא אידאלי ולפעמים פוגע בעיצוב, אבל האפקטיביות של העברת המידע, גבוהה בהרבה.
רוב האנשים לא יגידו לכם שהמייל שלכם התקבל שלא כמו שהתכוון.
הם גם לא יטרחו לחפש מידע שהתפספס.

מסמכים מצורפים:

מסמכים מצורפים למייל, לרוב לצורך עבודה, שמירה ושימוש על מחשב מקומי.
אם אתם יצרתם את המסמך, ודאו שנתתם לו שם ברור שעומד בזכות עצמו, לטובת מי שיקבל אותו.

כלומר: בדומה לנוסחה של "שורת נושא", גם כאן, נוסחה קבועה תעזור לכם להישאר מסודרים ולאפשר למצוא את המסמך שלכם בקלות, גם על המחשב.

הנוסחה:
(שם הלקוח)+(פרויקט)+(הנושא המרכזי במילות מפתח)+(גרסה)+(פעולה לביצוע)

נכון, זה שם ארוך מאוד למסמך, אבל לא תאמינו כמה קל למצוא אחר-כך באופן מדויק ומהיר מה שתחפשו.

שימוש בתגיות:

אם כמוני, אתם משתמשים בג'ימייל, התגיות הן בעצם התחליף שלנו ל"תקיות". נכון, יש עדיין אפשרות לתייק לתיקיה, אבל תגיות יעילות בהרבה, כי למעשה הן מספקות לנו פילוח מהיר בתוך המייל שלנו, המציג לנו אוסף מיילים ספציפי העונה לכל שילוב תגיות שנחפוץ בו.

הגדירו תגיות שתהיינה נוחות לכם, כמו למשל:

פעולות (לקרוא, להגיב, לעשות, להעביר וכו'...)
שמות לקוח (שם החברה, מותג, אירגון וכו'...)
סוג המייל (חומרים, דיון, התייעצות, הרצאה, מפגש וכו')

אם תתייגו את המיילים שחשובים לכם בראשי הפרקים שנוחים לכם, יהיה לכם קל יותר לעקוב אחריהם, וגם תוכלו במבט אחד על שורת הנושא, לדעת במה מדובר.

מומלץ לתת לתגיות שונות, צבעים שונים, ומומלץ לחלק את התגיות לנושאים וליצור בעצם "משפחת תגיות".כך למעשה תוכלו ליצור למשל תגית "עבודה" ותחתיה לכנס את כל התגיות הנוספות שקשורות לעבודה שלכם.
* ג'ימייל מציג את התגיות במלואן, כלומר – התגית וספריית התגיות שהיא משוייכת אליה.

תוספים בחינם, שיכולים לעזור משמעותית
בניהול המייל האישי:
(למשתמשי דפדפן כרום בסביבת "חלונות")

Gmelius
הוא תוסף שמציע אפשרויות רבות, מ"סנוז" למיילים, דרך שליחת מיילים מתוזמנת, הוספת פתק פרטי עם הערות שלכם לכל שרשור, חסימת מעקב אחרי המיילים שאתם שולחים ועוד.
את כל זה תוכלו לעשות בחינם, ויש פיצ'רים מתקדמים יותר בגרסה בתשלום. לחצו למידע והתקנה >>
Attachment Icons for Gmail™
הוא תוסף שיראה לכם בתייבת המייל, לא רק שמצורף קובץ, אלא איזה סוג קובץ מצורף. לחצו למידע והתקנה >>
Gmail Sender Icons
יוסיף בתייבת המייל הראשית שלכם, איקון עם לוגו השולח. שימו לב, התוסף שואב את הלוגו מהחותמות האישיות במיילים שהתקבלו. לחצו למידע והתקנה >>
Strikethrough
מוסיף לכפתורי עריכת הטקסט שלכם במייל, את האפשרות להציג טקסט מחוק בקו. ~~כזה.~~ תוסף זה יעזור בעיקר לאנשים שעובדים על עריכת טקסטים בגוף המייל. לחצו למידע והתקנה >>
Wisestamp
מאפשר להוסיף למייל חותמת אישית מעוצבת בתבנית מותאמת אישית, שכוללת קישורים לפרופילים אישיים במדיה החברתית, לאתר/בלוג שלכם, ואפילו לכלול את הסטטוס האחרון שכתבתם בפייסבוק. לחצו למידע והתקנה >>
Mailtrack for Gmail & Inbox: Email tracking
מספק לכם במייל, את הוי הכפול שיש בוואטסאפ. כלומר, הוא יאשר לכם שהמייל שלכם התקבל ונפתח. שימו לב, אם התקנתם את "ג'ימליוס" (התוסף הראשון שמותקן ברשימה זו), אתם מייצרים ניגוד פעולות בין שני תוספים.
כלומר, ג'ימלייוס ינסה לחסום את המעקב של תוסף הטראקינג. לחצו כאן למידע והתקנה >>