עוד בפרופיל האישי שלי בפייסבוק:

אפריל 20, 2017

מניעת תסכול מהכשרות כתיבה לא אפקטיביות

אולי זה נשמע מקומם, אך מתוך שנים של ניסיון בלימוד כתיבה מקצועית, סטטיסטית, רק מעטים מיישמים בפועל את העקרונות והכלים שקיבלו בשיעורים ובסדנאות.


הסיבות אינן טמונות בכישלון הבנתי של המתודות והטכניקות, אלא ב"שוק" אשר יוצר תובנות צרכניות מטעות בקרב לקוחותיו, מטעמים מכירתיים.


הפוסט הזה לא נכתב כ"אצבע מאשימה", אלא במטרה להתגבר על התסכול מלמידת כתיבה, על ידי כניסה מפוקחת ותיאום ציפיות ריאלי מההכשרה הספציפית שקיבלתם או עומדים לקבל.


רוב המקומות המציעים הכשרות כתיבה כמוצר, ייצרו עבורכם ציפיות לא ריאליות, שיתיישבו לרוב בקנה אחד עם הצורך שאתם חשים שמתעורר בכם. מתכון שלרוב יוביל לאכזבה.



כמה סיבות שכדאי להכיר – כדי לימנע מתסכול מלימודי כתיבה:


1.      ההדרכה קצרה מידי


אין קסמים. הדרכה של כמה שעות, או אפילו כמה מפגשים בני כמה שעות, לא מספיקות בשביל ללמד אנשים לכתוב אפקטיבית.
זאת כן יכולה להיות הזדמנות להעניק "מבוא" טוב, או נקודת התחלה – אבל האמת בפועל, היא שכתיבה מקצועית מחייבת השקעה, מסירות ואינסוף של תרגול וניסיון לאורך זמן.

אם כתיבה מופיעה רק כחלק מקורס רחב יותר, העוסק בנושאים נוספים, היא נבלעת בתוך רצף הלמידה ולא באמת יכולה להעביר הרגלים – אלא רק טכניקה ועקרונות.

מסגרות אשר עוסקות בהכשרה של כותבים מקצועיים, מציעות קורסים והכשרות ארוכות יותר, מספר חודשים, לפחות, אשר חלק קריטי בהן הוא ייצור סביבת עשייה מתמשכת.
כמו כן, נדרש זמן די ניכר על מנת "לשבור" ו"לפרק" אצל כותבים התניות נוסחתיות מוטעות, בנושא כתיבה, שהפכו להרגלים היוצרים טקסטים פחות אפקטיביים מן האפשר.

שימו לב: כתיבה מקצועית מחייבת לחזור ולשכתב את אותו טקסט שוב ושוב.
זה השלב שבגללו, ללא נחישות והשקעה, לימודי כתיבה קצרים, הופכים ללא אפקטיביים.


2.      האנשים הלא נכונים, במקצוע הלא נכון


אנשים אנליטיים, שהכישרון שלהם מתבטא בעיקר בהבנה טכנית ומספרית, די ילכו לאיבוד בסביבה שמלמדת כתיבה. הם ירגישו הרחק מ"איזור הנוחות" שלהם ולהם יהיה הכי קשה לשבור את ההרגלים והתפיסות המוטעות, שכבר התגבשו, בספיגה פאסיבית עד שהגיעו ללמוד אחרת.

חד משמעית: אני לא אומר שאנשים עם כישרונות אנליטיים לא יכולים ללמוד לכתוב אפקטיבית – להפך. אבל הדבר יחייב אותם למשמעת קשוחה ושימוש בכלים וטכניקות עם סט חשיבה שונה ממה שהם מורגלים.

אם שואלים אותי, צריכה להיות הפרדה בין אלה שמגיעים ללמוד לכתוב כמקצוע, לבין כאלה המתכננים לעבוד עם כותבים מקצועיים, אך לא לכתוב בעצמם.
נכון להיום, למיטב ידיעתי, אין קורסים ציבורים ספציפיים למי שנדרשים לעבוד עם כתיבה מקצועית אך לא לכתוב, והתוצאה הישירה היא שיעורים עם מידע ש"נופל בין הכיסאות".


3.      כניעה למוסכמות – העתקת טעויות מאחרים

הרוב המוחלט של הטקסטים שאנחנו פוגשים, נוחים להתעלמות ולחסימה.
אנחנו חיים בעידן בו אנו מוצפים בטקסטים שכולנו לומדים במהירות איך לסנן ולתעדף, כך שאנחנו מצליחים להתעלם באופן כמעט מוחלט מרוב כמות הטקסט שאנחנו פוגשים ביום.

למעשה, אם כל אחד מאיתנו יפנים עד כמה מעט מהטקסטים שמגיעים אלינו, מצליחים לחדור, להיזכר ואפילו לגרום לנו ליישם דברים בפועל, נקבל פרופורציות אמיתיות ומציאותיות יותר לגבי כמות ההשקעה הנדרשת, בשביל להשיג את התוצאה הזאת מאחרים.

קשה ליישם הרגלים חדשים, כש"כולם" סביבנו, פועלים באותה הצורה.
ה"רוב" נותן לנו את ההרגשה שאנחנו "צריכים להתיישר" למה שהוא עושה,
וזאת בדיוק הנקודה בה אנחנו מתנתקים מהעקרונות הרציונאליים שמספרים לנו שכצרכנים, אנחנו גם רוב – זה שקל לו להתעלם ממה שנראה ונשמע כמו אותו זמזום מוכר ש"כולם" מזמזמים.


מה עושה לנו נוח כצרכנים, לחסום ולהיות עוורים לטקסטים סביבנו:


א. גנריות 

     טקסטים כלליים מידי, שלא מחדשים או מתיימרים לחדש כלום על כלום.
ניסיון לפנות לקהל רחב ככל האפשר, גורם לטקסטים להיות שטחיים וכלליים.

לרוב, ספציפיקציה, הופכת טקסטים למעניינים וממוקדים יותר.
כדי לכתוב טקסט אפקטיבי וספציפי, יעזור לכותב להבין במדויק למי מכוון הטקסט, מה הם גבולות הידע וההבנה שלו בנושא, מה הוא מרגיש לגביו ואיך הנושא מוצא ביטוי בחייו.


ב. בנאליות

     טקסטים שמשתמשים באוצר מילים מוגבל, שאנחנו כבר מכירים,
על מנת להעביר רעיונות שאנחנו כבר מכירים.
טקסטים המשתמשים בקלישאות, נוחים לדילוג מפני שהם מבהירים לנו שלא יחדשו לנו.
טקסטים שנכתבים ב"תבניות מוכרות", במיוחד בעלות אופי שיווקי או מכירתי, מזוהים ככאלה ונחסמים במהירות וקלות.
כשכל המתחרים בקטגוריה מדברים אותו הדבר, אין סיבה מיוחדת לזכור מי אמר מה ומתי.

טקסטים בעלי אוצר מילים רחב, "גוון קול" מקורי, וניסוחים יוצאי דופן – יכולים לקבל תשומת לב גבוהה יותר.

ג. אורך 

     טקסט שנתפס בעינינו כ"ארוך", הוא טקסט שאנחנו נדרשים בו להשקעה מיוחדת של זמן וריכוז. אם האורך לא מצדיק את ההשקעה, והוא מלא במישפטי מילוי, לרוב אנחנו מוותרים.

מה האורך הנכון לטקסט? האורך המינימאלי על מנת להעביר את המידע הנדרש, לצורך השגת המטרה או המטרות שנקבעו מראש.


ד. חוסר בתועלת

טקסטים שלא מצליחים להעביר לקורא בנקודות המפגש הראשונות מה ייצא לו מלקרוא אותם, מאבדים את הקורא במהירות.

תקשור התועלת לא חייב להיות ישיר ובוטא, אבל הוא חייב לעבור בבהירות, או לפחות לכוון את הקורא להאמין כי יקבל תועלת כלשהי בהמשך.
התועלת לא חייבת להיות תועלת מעשית, היא יכולה להיות רגשית. למשל: הזדהות.



ה. חזרות ובירבורים

בשונה באופן מוחלט מדיבור, טקסט כתוב אינו יכול להרשות לעצמו חזרות ומשפטים מיותרים, כגון "הערות אגב", או "הערות סוגריים".
החזרות לא חייבות להופיע רק בדמות מילים וביטויים שחוזרים, אלא גם מבחינת האמירות עצמן, בניסוחים שונים.

כאשר בוחנים את הרלוונטיות של משפט מסויים לטקסט, כדאי לוודא שהוא באמת חייב להיכלל בו, ואז לנסח אותו כך שלא יופיע כ"הערת אגב". כנ"ל לגבי שימוש בסוגריים.
אם צריך את המידע הזה, הוציאו אותו מהסוגריים והכניסו אותו בגוף הטקסט. אם לא צריך את המידע, וותרו עליו. האם הקהל שלכם יודע את זה כבר? אם כן, תסמכו עליו.



ו. טכני מידי, פרקטי מידי, קררררררררר

כיוון שהרגש זוכר טוב יותר מהשכל, טקסטים שאינם מעוררים רגשות בקורא, נוחים יותר להתעלמות ושיכחה. גם טקסט פונקציונאלי קצר, כמו למשל, משפט מכירתי כלשהו, יכול לעורר רגש, ולהפוך לזכיר יותר.

שימו לב: אנחנו לא מגיבים רגשית לאיך שאומרים לנו להרגיש. אם רוצים שנרגיש משהו, צריך לגרום לנו להרגיש אותו.

מומלץ מאוד לבחור רגש ספציפי עד כמה שניתן, ולכוון אליו את הקוראים במדויק.
למשל: הרגש "אהבה" הינו כללי מידי, ויהיה קשה לייצר אותו בקוראים.
"אהבת אם", "אהבת בני זוג", "אהבת בישול", הן אהבות יותר ספציפיות, שיש יותר אפשרות לדייק אליהן את הטקסט.

וודאו שאתם מתאימים את הרגש הנכון, למסר הנכון ולמטרה שהצבתם לעצמכם.


איך ליצור ציפיות ריאליות מהכשרת כתיבה מקצועית:


מומלץ מאוד לבדוק את ההכשרות שאתם מבקשים לקבל, מעבר למידע שמציע הספק שלהן.
בעיקר יעזור לכם לקבל חוות דעת מסטודנטים אקטואליים, והכי – מבוגרי הקורס.

בקשו להגיע לשיעור לדוגמא, רוב המקומות הרציניים מאפשרים זאת.

בקשו דוגמאות עבודה של המרצים, או לפחות את המידע המקצועי עליהם, שיעזור לכם להחליט האם התוכן הנלמד יהיה ברמה שאתם מצפים לה. ערכו מחקר משלכם על המרצים, מעבר למה שכתוב עליהם באתר הספק או בחומרים הפרסומיים.

אשמח אם תשתפו אותי במחשבות שלכם בעקבות הפוסט הזה, וכמובן שתספרו לי אם הוא תרם לכם.
מוזמנים לעשות את זה גם בפייסבוק:

מרץ 31, 2017

איך עברנו את גבול ה"מדיה החברתית"


לאורך השנים, במאבקן על המשאב היקר ביותר בעולם: דטה-בייס אנושי מפולח לדיוקי דיוקים, הגיעו בעלי הזירות החברתיות המובילות בעולם למסקנה שכמשתמשים אנחנו מעדיפים לרכז את כל התקשורת האישית שלנו במקום אחד.


האמנם? לא בטוח בכלל.


חדש, ישן ומה שבינהם


בתחילת הדרך, בפייסבוק בכלל לא היה ניוז-פיד.
היתה שורת סטטוס, שהתחילה בשם המשתמש והוסיפה את המילה "IS" אחריו.
בתקופה ההיא, הרעיון היה לעזור לחברים לדעת את ה"אמ;לק" של המצב הנוכחי שלך, בכמה מילים קצרות, וזה הכל.
דומה מאוד לשורת הסטטוס שאפשרה תוכנת השיח הפופלרית ביותר בישראל בתקופה שפייסבוק הגיע,
בתקופה ההיא, הרעיון היה לעזור לחברים לדעת את ה"אמ;לק" של המצב הנוכחי שלך, בכמה מילים קצרות, וזה הכל.
דומה מאוד לשורת הסטטוס שאפשרה תוכנת השיח הפופלרית ביותר בישראל בתקופה שפייסבוק הגיע, MSN מסנג'ר.
רק ששם, לא התאפשרו תגובות ישירות לסטטוס האישי,
ומי שרצה לשוחח איתך עליו, היה צריך ליזום חלון שיחה אישית.
כלומר, סוג של וואטסאפ, שהיה מוגבל אז לשימוש, רק במחשב שולחני. (2005-2007)


והנה נראה שהשלמנו את המעגל, וגם וואטסאפ וגם פייסבוק מסנג'ר, חזרו לאפשר הופעה של "סטטוס אישי" שאין עליו אפשרות לתגובה ציבורית, אלא רק לתגובתיות ישירה. אישית. הם קוראים לזה "סטוריז" (סיפורים), ואין רחוק מזה מלספר סיפור.

הדור שכבר למד להשתמש בפייסבוק כ"רשת חברתית", ובאפליקציות כמו "וואטסאפ" לתיקשורת בין אישית פרטית, מקבל בחשדנות ובביקורת רבה את הפיצ'רים ה"חדשים", שאולי מאפשרים קצת יותר גמישות טכנולוגית מאז, אבל משמשים לאותו עיקרון ומתבססים על אותם איפיונים.

זה מבלבל אותו, ובצדק.

זליגה קפיטליסטית

הגיוני שבעלי הפלטפורמות החברתיות המובילות, הגיעו לכך מתוך הרדיפה הקפיטליסטית שלהן אחרי ניכוס הדטה שלנו, אבל אם הם היו שמים קצת יותר לב, הם היו מרגישים לבד, שאנחנו דווקא מעדיפים להיות נוכחים דיגיטלית בזירות שונות ונפרדות אחת מהשניה. זאת על מנת לייצר הפרדה, שהולכת ומטשטשת, בין קבוצות אנשי הקשר שלנו, ושלפעמים אפילו מטריד ומפריע לנו למצוא ולתקשר עם אנשי קשר מסויימים בזירות השונות שהם מציעים.

כמו שפייסבוק הפך לאורך זמן, לסביבה המאפשרת קשר עם מכרים אקטואליים, חברי ילדות, קולגות, קולגות לשעבר, משפחה, מובילי דעה, גופים מסחריים, אירגונים שונים ועוד, גם וואטסאפ זלגה לעולם ה"מקצועי" והפכה ל"כלי עבודה" לגיטימי, לצד היותה פלטפורמת תקשורת עם חברים קרובים ומשפחה.

אז איפה אפשר לדבר עם מי על מה?
הגיוני שרבים מאיתנו ירגישו מבולבלים ואפילו מתוסכלים מכך, שכן ריבוי ההפרעות לאורח החיים שאנחנו רוצים לקיים, והזמינות שאנו מחייבים עצמנו אליה, הופכים לפעמים לבלתי נסבלים.

עדכון הגדרות – למה פייסבוק הוא כבר לא "רשת חברתית"

אחרי 10 שנים של צבירת אנשי קשר מסוגים שונים בזירות דיגיטליות שונות,
ההגדרות שטבעו לעצמן "הרשתות החברתיות" בתחילת דרכן, כבר אינן אקטואליות לחלקן, עקב הטישטוש הנוצר בינהן לאור זליגה והעתקה של איפיונים ופיצ'רים מקבילים, והדרישה שלהן אלינו לייבא אליהן את כל אנשי הקשר שלנו, מכל מקום אפשרי.

פייסבוק, למשל, הוא כבר ממש לא רק "רשת חברתית".
נכון, ככה הוא מגדיר את עצמו, ואולי זה אחד הפיצ'רים הבולטים שלו, אבל זאת הגדרה שמצמצמת אותו לפחות ממה שהוא באמת.
המושג "הרשת החברתית", הוא מושג מיושן בעיניי, מפני שכבר אינו מכיל את כל אופי השימושיות שמציעות פלטפורמות כמו פייסבוק. הן הפכו לפלטפורמות תקשורת "רב-ערוצית", שחלק ניכר מהערוצים שלהן, הן בכלל לא "חברתיים".

קיבעון מטעה ובלאגן תיקשורתי מובנה

התקבעות מושגים מגבילה ומטעה אותנו, בדיוק כמו המסקנות המוטעות של הפלטפורמות החברתיות המובילות עצמן, מפני שהן מונעות מגרידיות, ולא מהבנה אמיתית של המשתמשים. 
הן לא באות מתוך מהצרכים האמיתיים שלהם, מהרצונות האישיים שלהם, אלה מהניסיון לכוון אותם למה שנוח למי שמרוויח מהן כלכלית.

אנחנו, כמשתמשים פרטיים, רוצים לייצר הפרדה בין קבוצות אנשי קשר שונות והתקשורת שלנו איתן. אנחנו רוצים מקום אחד שישאר לחברים אמיתיים בלבד. מקום נפרד לתקשורת עם המשפחה. מקום נפרד לתקשורת מקצועית. אנחנו שואפים לסדר משלנו, בכל הבלאגן הזה, שקוראים לו "אנשי הקשר" שלנו, ש"רודפים" אחרינו בכל מקום. מהמייל, דרך אנשי הקשר הטלפוני, דרך הרשת החברתית, דרך אפליקציית המסרים שלנו. לרבים מאיתנו, הרדיפה הזאת הפכה לסיוט.

חלקנו ממיינים את אנשי הקשר שלנו לקבוצות בתוך הפלטפורמה
ומגבילים במידע שאנחנו חושפים לקבוצות השונות ואנשים ספציפיים.
חלקנו עדיין מנסה להכתיב לעצמו התנהלות נפרדת בין זירות, ו"מקדיש" אפליקציות מסויימות רק לקבוצות תקשורת ספציפיות, בעוד שאחרות נמצאות בפלטפורמות אחרות.

אבל זה מייאש,
כשכל אפליקציה בנייד מבקשת לסתנכרן את אנשי הקשר שלנו, ומבקשת להראות לנו אותם בכל מקום. לפעמים זה אפילו מתנה בכך את השימוש באפליקציה...כך נוצר הבלאגן הזה, שבו כולם נמצאים בכל מקום, וכולנו זמינים בכל מקום, ואין לזה שום קשר ל"חברתיות", או ל"רשת חברתית" או לשיח או אפילו לתוכן.

מסרבים ללמוד מהניסיון

מאז שפייסבוק קנה את וואטסאפ, ובזמן שהוא משקיע כבר שנים בפיתוח שלו, באיטיות יחסית,
פייסבוק משקיע במקביל ובמוצהר - הרבה יותר, ב"פייסבוק מסנג'ר".

הם גם מדגישים, בכל הזדמנות אפשרית, שבשנים הקרובות פייסבוק ימקד הרבה ממשאביו, בפיתוחו של המסנג'ר שלהם, בעיקר, כפלטפורמה עסקית בפני עצמה.
כלומר, לכוון לייצור תקשורת אישית ישירה דרך המסנג'ר, בין עסקים ובין לקוחות, לצורך הגברת המכירות.

האם פייסבוק "כאילו" שוכח, או מתעלם – מהצורך שלנו, אנשים, לייצר הפרדה שתאפשר לנו לבחור איך להציג את עצמנו בפני קבוצות תקשורת שונות?

האם יקרה לפייסבוק מסנג'ר, מה שקרה למייל? האם תיבת ההודעות שלו תכיל פניות או תקשורת עם גופים מסוגים כל-כך שונים, שפשוט נמנע מלהיכנס אליה?

ימים יגידו. 
אולי בהמשך הדרך, פייסבוק והזירות האחרות, יצליחו לייצר הפרדה חברתית.
גוגל+ ניסתה לעשות את זה עם ה"מעגלים" שלה, ונכשלה נחרצות.
פייסבוק מצדו, ביטל את האפשרות לגולשים לייצר רשימות מעקב פרטיות אחרי תכנים מסחריים. הוא מעדיף לבחור בשבילנו מה יוצג ב"ניוז-פיד" שלנו, במקום אחד מרוכז – בו הוא יכול לקחת כסף למפרסמים מסחריים על חשיפה לתכנים שלהם. אין "ארוחות חינם".

גם פייסבוק וגם וואטסאפ יודעים, שגם קבוצות שיח ציבוריות או פרטיות, עוברות תקופת "פיק" של עניין, ואז נזנחות לטובת קבוצות חדשות בנושאים חדשים. הם יודעים גם להגיד שבכל קבוצה יש רק אחוז קטן של גולשים שבאמת פעילים ציבורית בקבוצה, ואחוז גדול בהרבה של צופים "בלתי נראים".

אז איך זה שעם כל הידע הזה, הם ממשיכים לנסות לגרור אותנו לעשות הכל במקום אחד מול כולם?

אם זה באמת "נוח" לי, אתה לא צריך לשכנע אותי בזה.

הרבה יותר פשוט לנו כצרכנים "להפריד כוחות".
לבחור את הנוכחות שלנו ואת הזמינות שלנו, ספציפית לכל צורך ובכל זירה  – ולא להיות מחוייבים בכפיה לתדמית וזמינות אחידה בזירה אחת, בה חייבים לכולם את הכל, או לא חייבים להם כלום.

בסופו של היום, מול שטף העדכונים, אנחנו שואפים לשלוט ולתעדף את התקשורת שלנו בעצמנו. לשים גבולות אישיים, תדמיתיים ותקשורתיים ברורים.
עבורנו.
עבור האנשים שאנחנו בקשר איתם.
לצרכים שונים. מטעמים שונים.

כן, הזירה החברתית היא מעצמה. אין ספק שמאז שהגיעה האינטרנט למגזר האזרחי, העולם שרוי בשיח ציבורי מתפתח, אבל "רשת חברתית", היא בהגדרה שלה – "רשת חברתית", פלטפומת שיח ציבורית. ולא כל מה שנגזר ממנה היום.

הבנה של זה, תעזור לכולנו. למפתחי אפליקציות, שירותים ומוצרים, וגם לנו ברמה האישית, הפרטית.

"פער הדורות" כסמן ימני לצורך בסיסי

התיאוריה שלי, היא שבעתיד, האולי לא כל-כך קרוב, נרגיש את השינוי:

האנושות תחזיר לעצמה את הכוח לייצר את ההפרדה הנדרשת בין קבוצות תקשורת שונות, בזירות שונות.

אחד מהשניים ייקרו:
או שהפלטפורמות הגדולות יבינו את האתגר הניצב בפניהן וילמדו את המשתמשים איך לייצר את ההפרדה באופן יותר נוח, חד משמעי והוגן בהרבה ממה שקיים כרגע,
– או שכמשתמשים פרטיים ננדוד מאפליקציה לאפליקציה, ונזנח את הזירות הוותיקות לדקדנציה ולגרידיות שלהן, שתחנקנה עם עצמן.

קצת כמו שעשה הדור הצעיר שמצא את עצמו באינסטגרם, ובוואטאפ, ובסנפצ'ט, וויתר על פייסבוק כמעט לגמרי. פייסבוק הפך ל"סביבה של המבוגרים".

בדיוק כאן, רואים שוב את הצורך הזה בהפרדה בין קבוצות תקשורת – הפעם על בסיס גיל.


איך יראה לדעתכם העתיד של התקשורת האנושית הבין-אישית, ומה תהינה ההשלכות שלו?

איפה אתם שמים את הגבולות ומפרידים קבוצות קשר שונות בין פלטפורמות?

אשמח לכל מחשבה שיש לכם לשתף אותי בנושא.

מרץ 12, 2017

סדר במייל – המלצות כתיבה אפקטיבית ותוספים



תיבת המייל מרכזת היום תכתובות מקצועיות ואישיות, המגיעות ויוצאות בתדירות הולכת ומתגברת. 

כשכמות אדירה כזאת של מידע, נצברת לאורך כל-כך הרבה זמן, בפלטפורמה בה רוב האנשים לא באמת מקפידים על פורמט כתיבה או שימוש בסדר אחיד,
ובגלל הפערים של איפיוני השימוש בין תוכנות המייל השונות כמו אאוטלוק ודומותיה – הפוטנציאל לבלאגן אחד גדול במייל הוא גבוה מאוד.

ריכזתי כמה עקרונות שיעזרו לכולנו לשלוח מיילים מסודרים, ברורים ואפקטיביים יותר:

ההתחלה הכי חשובה: איך לכתוב שורת נושא

כמה פעמים קיבלתם מייל ששורת הנושא שלו ריקה, או חלקית, או תגובה למייל שבכלל לא קשור למה שנשלח אליכם עכשיו? כמה מיילים פיספסתם ככה? כמה מיילים שלכם התפספסו?

כשמדובר במיילים מקצועיים, אני משתדל להקפיד על נוסחה קבועה וברורה לשורת הנושא של המיילים. הנוסחה היא בעצם התמצית של המייל, כשאני לוקח בחשבון שמי שיראה אותה, יוכל להבין במבט אחד, איך להתייחס למייל שאני שולח, בתוך מגוון המיילים שהוא מקבל, ויתייחס אליו באפקטיביות.

הנוסחה שלי:
(שם הלקוח)+(שם הפרוייקט)+(סטטוס פרויקט)+(הפעולה העיקרית המצופה ממקבל המייל)

למשל:
(מותג כלשהו)+גאנט תוכן פייסבוק אפריל 2017+טקסטים+לאישור.
כשכותבים שורות נושא בסגנון הזה, באופן קבוע, קל לחפש ולמצוא אצלכם, מייל ספציפי ששלחתם.

ואם התכתובת אישית?
אז נכון, אפשר לנסח משהו פחות נוסחתי, אבל עדיף להעביר את כל הרעיון בשורת הנושא עצמה, ולהביא את הציפיה לתגובה ספציפית מהצד השני - למשל:

  • אז הולכים לאחת מההצגות האלה?
  • איפה קובעים להיפגש לקפה השבוע?
  • החומרים שאמרתי שאמצא לך בנושא _____


נכון, מייל זה לא SMS, אבל נסו לחשוב על שורת הנושא כסוג של הודעה בפני עצמה, וכולם יודעים שבשביל פרטים נוספים צריך להיכנס לגוף המייל עצמו.

לשמור נגיעה: גוף המייל

עדיף שגוף המייל יכיל רק את המידע ההכרחי להתקדמות, אם יש צורך באחת.
כן, זה פחות קל לכתוב קצר ומדויק, אבל הזמן שתשקיעו בזה יחזיר את עצמו באפקטיביות התגובות שתקבלו.

רובנו לא באמת "קוראים". אנחנו "סורקים", והמוח שלנו מצלם במהירות מילות מפתח וביטויים מוכרים. הוא לא מתעכב על טקסטים ארוכים, ועל הסברים שאינם קונקרטיים למה שצריך לעשות.

פרט טכני לתשומת לב: אורך השורה

כתיבה בשורות קצרות מקלה על העין לעקוב אחרי טקסטים.
טקסטים שכתובים בשורות ארוכות (20 מילים ומעלה, בשורה), מעייפים את העין וגורמים לנו להתייאש ולנטוש אותם לפני הגעה לסיומם.

כדי להמנע מכך שהטקסט שכתבנו יוצג בשורות ארוכות מידי למי שיקרא אותן
אנחנו יכולים לשבור את השורות בלי להפסיק את הפסקה, על ידי לחיצה על מקש שיפט + מקש אנטר.  כך תשלטו באורך השורות שאתם כותבים, בלי להפסיק את הפסקה עד שתחליטו.

הדגשות:

האפשרות להדגיש דברים בגוף המייל, יכולה להיות שימושית, אם יודעים להשתמש בה באפקטיביות.

אילו טקסטים כדאי להדגיש בגוף המייל:
- כותרות משנה
- פעולות לביצוע
- פניה בשמות ספציפיים (למייל רב מכותבים)

כל דבר אחר שיודגש יגזול את תשומת הלב מהדברים החשובים באמת,
ויפגע באפקטיביות של צריכת המידע מכם.

שינוי צבע הטקסט:

טקסטים בצבעים שונים מבלבלים את העין.
שינוי צבע טקסט, ימשוך את תשומת הלב כמו הדגשה.
שימו לב שאינכם מעמיסים בצבעים רבים מידי את הטקסט, (עדיף לבחור צבע אחד להדגשות)

* הארה לכותבים "התייחסותי בגוף המייל", שלרוב מגיבים בצבע טקסט משלהם, על הטקסט הקיים: שימו לב שאתם בוחרים צבע קריא לטקסטים שלכם. המנעו עד כמה שניתן מלהשתמש ב-אדום. נכון, זה הכי בולט, אבל זה גם לא נעים לקריאה ומשאיר טעם לא טוב אצל מי שמקבל את ההתייחסות שלכם.

קישורים בגוף המייל:

כולם אוהבים להשתמש בקישורים למקומות חיצוניים במייל,
רק כדאי לזכור, שהקישורים האלה, מטבעם, מסיחים את דעתו של נמען המייל שלכם,
ומוציאים אותו מהסביבה שבה הוא קשוב לרצף המסרים שיש לכם להעביר.

לכן מומלץ לשמור את הקישורים לסוף המייל, לשלב בו מי שפונה אל הקישור, יודע מה המטרה שאנחנו מכוונים אליה כתוצאה, מלחיצה על אותו הקשר.

אם אתם צריכים לשלוח קישורים מרובים, ודאו שהקישור מגיע בסוף כל המידע שאתם רוצים שיעבור לגביו, לפני שנכנסים אליו. היו קצרים ותמציתיים. מידע מפורט צריך להגיע רק אם הוא נדרש באמת על ידי הצד השני.

תמונות בגוף המייל:

בזמן שהמייל כפלטפורמה מאפשר לשלב תמונות בגוף המייל,
כדאי לזכור שאצל רוב מקבלי המייל (גם אצלכם) חסומה התצוגה הזאת בגוף של מייל מתקבל.

מדובר בהגדרה בטיחותית שאמורה למנוע ספאם במייל, אך רוב האנשים לא מבטלים את ההגדרה הזאת, ולכן מה שנראה זה מייל עם מסגרות ואיקסים אדומים, או הודעה שעדיף לא לצפות בתוכן המייל.

אם הכרחי לצרף תמונות לגוף המייל, ודאו שמי שמקבל את המיילים שלכם אכן יכול לראות את התמונות שאתם מצרפים. (תעשו ניסוי – זכרו שהתוצאה היא פר-נמען).
ואם אתם רוצים להמנע מכך, פשוט צרפו את התמונות כקבצים מצורפים.
ודאו שלתמונות שלכם יש שמות ברורים וספציפיים (כמו: "מצב א", "מצב ב")
שמות ספציפיים, יעזרו למי שמתקשר איתכם, להגיב לתמונה ספציפית, בלי הצורך לצרף אותה שוב.

נכון, זה לא אידאלי ולפעמים פוגע בעיצוב, אבל האפקטיביות של העברת המידע, גבוהה בהרבה.
רוב האנשים לא יגידו לכם שהמייל שלכם התקבל שלא כמו שהתכוון.
הם גם לא יטרחו לחפש מידע שהתפספס.

מסמכים מצורפים:

מסמכים מצורפים למייל, לרוב לצורך עבודה, שמירה ושימוש על מחשב מקומי.
אם אתם יצרתם את המסמך, ודאו שנתתם לו שם ברור שעומד בזכות עצמו, לטובת מי שיקבל אותו.

כלומר: בדומה לנוסחה של "שורת נושא", גם כאן, נוסחה קבועה תעזור לכם להישאר מסודרים ולאפשר למצוא את המסמך שלכם בקלות, גם על המחשב.

הנוסחה:
(שם הלקוח)+(פרויקט)+(הנושא המרכזי במילות מפתח)+(גרסה)+(פעולה לביצוע)
נכון, זה שם ארוך מאוד למסמך, אבל לא תאמינו כמה קל למצוא אחר-כך באופן מדויק ומהיר מה שתחפשו.

שימוש בתגיות:

אם כמוני, אתם משתמשים בג'ימייל, התגיות הן בעצם התחליף שלנו ל"תקיות". נכון, יש עדיין אפשרות לתייק לתיקיה, אבל תגיות יעילות בהרבה, כי למעשה הן מספקות לנו פילוח מהיר בתוך המייל שלנו, המציג לנו אוסף מיילים ספציפי העונה לכל שילוב תגיות שנחפוץ בו.

הגדירו תגיות שתהיינה נוחות לכם, כמו למשל:
  • פעולות (לקרוא, להגיב, לעשות, להעביר וכו'...)
  • שמות לקוח (שם החברה, מותג, אירגון וכו'...)
  • סוג המייל (חומרים, דיון, התייעצות, הרצאה, מפגש וכו')

אם תתייגו את המיילים שחשובים לכם בראשי הפרקים שנוחים לכם, יהיה לכם קל יותר לעקוב אחריהם, וגם תוכלו במבט אחד על שורת הנושא, לדעת במה מדובר.
מומלץ לתת לתגיות שונות, צבעים שונים, ומומלץ לחלק את התגיות לנושאים וליצור בעצם "משפחת תגיות".כך למעשה תוכלו ליצור למשל תגית "עבודה" ותחתיה לכנס את כל התגיות הנוספות שקשורות לעבודה שלכם.
* ג'ימייל מציג את התגיות במלואן, כלומר – התגית וספריית התגיות שהיא משוייכת אליה.

תוספים בחינם, שיכולים לעזור משמעותית
בניהול המייל האישי:

(למשתמשי דפדפן כרום בסביבת "חלונות")


  • Gmelius
    הוא תוסף שמציע אפשרויות רבות, מ"סנוז" למיילים, דרך שליחת מיילים מתוזמנת, הוספת פתק פרטי עם הערות שלכם לכל שרשור, חסימת מעקב אחרי המיילים שאתם שולחים ועוד.
    את כל זה תוכלו לעשות בחינם, ויש פיצ'רים מתקדמים יותר בגרסה בתשלום. לחצו למידע והתקנה >>

  • Attachment Icons for Gmail™
    הוא תוסף שיראה לכם בתייבת המייל, לא רק שמצורף קובץ, אלא איזה סוג קובץ מצורף. לחצו למידע והתקנה >>

  • Gmail Sender Icons
    יוסיף בתייבת המייל הראשית שלכם, איקון עם לוגו השולח. שימו לב, התוסף שואב את הלוגו מהחותמות האישיות במיילים שהתקבלו. לחצו למידע והתקנה >>

  • Strikethrough
    מוסיף לכפתורי עריכת הטקסט שלכם במייל, את האפשרות להציג טקסט מחוק בקו. כזה. תוסף זה יעזור בעיקר לאנשים שעובדים על עריכת טקסטים בגוף המייל. לחצו למידע והתקנה >>

  • Wisestamp
    מאפשר להוסיף למייל חותמת אישית מעוצבת בתבנית מותאמת אישית, שכוללת קישורים לפרופילים אישיים במדיה החברתית, לאתר/בלוג שלכם, ואפילו לכלול את הסטטוס האחרון שכתבתם בפייסבוק. לחצו למידע והתקנה >>

  • Mailtrack for Gmail & Inbox: Email tracking
    מספק לכם במייל, את הוי הכפול שיש בוואטסאפ. כלומר, הוא יאשר לכם שהמייל שלכם התקבל ונפתח.  שימו לב, אם התקנתם את "ג'ימליוס" (התוסף הראשון שמותקן ברשימה זו), אתם מייצרים ניגוד פעולות בין שני תוספים.
    כלומר, ג'ימלייוס ינסה לחסום את המעקב של תוסף הטראקינג. לחצו כאן למידע והתקנה >>


הצטרפו לדיון בפוסט הזה, בפייסבוק:


הצטרפו לדיון כאן, עם הפרופיל שלכם מהרשת החברתית